(一)病案室负责全院病历资料的复印、复制工作，其他任何部门及个人不得复印、复制患者的病案（病历）资料。
(二)病案室有专人负责受理复印或者复制病历资料的申请。受理范围：①患者本人或其代理人；②死亡患者近亲属或其代理人；③保险机构等人员和机构复印或者复制病历资料的申请。受理申请时，申请人应提供下列有关证明材料：
1. 申请人为患者本人的，应当提供其有效身份证明。
2. 申请人为患者代理人的，应当提供患者及其代理人的有效身份证明、申请人与患者代理关系的法定证明材料。
3. 申请人为死亡患者近亲属的，应当提供患者死亡证明及其近亲属的有效身份证明，申请人是死亡患者近亲属的法定证明材料。
4. 申请人为死亡患者近亲属代理人的，应当提供患者死亡证明、死亡患者近亲属及其代理人的有效身份证明，死亡患者与其近亲属关系的法定证明材料，申请人与死亡患者近亲属代理关系的法定证明材料。
5. 申请人为保险机构的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，患者本人或者其代理人同意的法定证明材料；患者死亡的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡患者近亲属或者其代理人同意的法定证明材料。合同或者法律另有规定的除外。
6. 公安、司法机关因办理案件，需要查阅、复印或者复制病历资料的，医疗机构应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。
(三)申请人可以复印或者复制的病历资料包括：住院病历中的住院志（即入院记录）、体温单、医嘱单、化验单（检验报告）、医学影像检查资料、特殊检查（治疗）同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理报告、护理记录、出院记录。
(四)病案室在病人出院7个工作日后予以提供复印或者复制病历资料服务。
(五)未出院患者需要复印病历资料者，由病区派专人将需要复印或者复制的病历资料送至病案室复印。
(六)在申请人在场的情况下复印或者复制病历资料。复印或者复制的病历资料经申请人核对无误后，医疗机构加盖证明印记。
病案室设立病历复印登记本，登记信息必须完整，包括复印或复制的目的、内容等，保留相关复印或复制人的申请、身份证明、单位介绍信等资料。
(七)按照山东省物价局、山东省卫生厅鲁价费发【2013】69号《关于医疗机构病历资料复印服务收费标准的通知》规定收取复印或者复制病历资料费用。
四、病案（病历）封存、启封制度
(一)当患方要求封存病历时，由主管医师报科主任、医务科，医务人员携带病历原件，同患者或其近亲属一起到医务科，在医患双方共同在场的情况下进行封存。
(二)封存时，医方先复印一份病历，患方需要时按病案复印制度执行。
(三)封存的病历可以是病历原件，也可以是复印件。医务科工作人员在封存件正面写清病历号、患者姓名、科室、封存日期，在封口处盖章。主管医师在封存件上签字认可封存内容。患者或近亲属在封口处签字或做标记。
(四)非正常工作时间封存病历时，需医院总值班人员在场并签字，封存的病历由医院总值班人员暂时保管，上班后交医务科保管。
(五)封存的病历由医务科专人保管，任何人不得私自拆封。
(六)当患方要求启封封存病历时，先到医务科提交书面启封申请（须有申请人签字或手印），医务科负责人同意签字后，与临床主管医师一起启封病案（病历）。病历启封后恢复启封前的管理状态，继续纳入正常的病历管理程序。
五、病案及信息安全保护制度
(一)门诊病历由患者负责保管，住院病历在患者住院期间由病房管理，出院后由病案室负责保管。严禁任何人涂改、伪造、隐匿、销毁、抢夺、盗取病历。
(二)严格执行院内病案交接制度，对病案进行交接登记，核对无误由双方签名，避免病案丢失。造成病案丢失者，处罚科室或责任人500元/份。由于病历丢失造成医疗纠纷的，按医院的有关规定处理。
(三)除涉及对患者实施医疗活动的医务人员及医疗服务质量监控人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅患者的病历。
(四)涉及医疗纠纷或法律案件，在未作出鉴定处理之前，应由医务科妥善保管，未经医务科批准，不得转借、转抄或复印。
(五)住院病历因医疗活动或复印等需带离病区时，应当由病区指定专人负责携带和保管。
(六)医务人员借阅病案必须办理借阅手续，对借阅的病案应妥善保管，不得涂改、转借、拆散和丢失。
(七)住院病案一般不准外借。如公安、司法机关因办理案件需要查阅、复印病历资料时必须由医务科批准，并出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效证件后予以协助。
